Sette consigli per organizzare un evento di manutenzione dei sentieri 4


Torniamo al nostro “vademecum per la manutenzione di un sentiero” e dopo aver parlato di quali sono i primi passi da muovere per organizzare la manutenzione di un sentiero e aver listato i dieci fondamentali (più uno) che non devono mai mancare nello zaino del trail builder, prima di scoprire come utilizzare al meglio il McLeod e come effettuare il taglio degli alberi, andiamo a scoprire come organizzare un evento per la manutenzione di un sentiero e come assicurarci che abbia quantomeno un buon riscontro.

Partendo dal presupposto che molti di noi potrebbero non essere dei professionisti del settore [marketing e organizzazione di eventi si intende, nda] e che magari preferiamo andare in mezzo al bosco a manutenzionare il nostro sentiero piuttosto che stare davanti al computer ad impiegare il nostro prezioso tempo, ci sono delle cose che è bene sapere.

Sette consigli per organizzare un evento di manutenzione di un sentiero, di successo

Punto primo: muoviamoci per tempo

Abbiamo ricevuto tutte le autorizzazioni del caso, sappiamo quando è la data del nostro evento… non riduciamoci a pubblicizzarlo quando saremo troppo a ridosso della data.

Muoviamoci quindi per tempo e, almeno un mese prima, iniziamo ad informare le persone del nostro evento in maniera tale da permettere ai potenziali interessati di organizzarsi e tenersi liberi per unirsi alla crew.

Punto secondo: coinvolgiamo i nostri compagni di uscite ed evangelizziamo i soci della nostra associazione sportiva

I nostri compagni di uscite in mountain bike o i soci della nostra associazione sportiva condividono con noi la stessa passione per la mountain bike; è più facile quindi che si interessino al nostro evento di manutenzione [anche perchè, quasi sicuramente, l’evento stesso si svolgerà su uno dei sentieri dove di solito organizziamo le nostre uscite, nda]

Saranno loro ad aiutarci sia sotto il punto di vista logistico che sotto il punto di vista della promozione, e saranno sempre loro che imbracceranno gli attrezzi del “mestiere” insieme a noi.

Se sei socio di un’associazione sportiva, potresti approfittare della prima assemblea utile/ritrovo per proporre il tuo evento al resto dei soci!

Foto di gruppo per i partecipanti alla giornata TCoYTW con Biketrack

Punto terzo: promuoviamo il nostro evento sui social network

Viviamo costantemente connessi con un infinito numero di persone che potrebbe essere potenzialmente interessato all’attività che stiamo organizzando (in questo caso la manutenzione di un sentiero), perché non sfruttare questa cosa?

Facebook è naturalmente la piattaforma più indicata per promuovere il nostro appuntamento di manutenzione di un sentiero, perché possiamo creare un evento con estrema facilità e pubblicare aggiornamenti e news che verranno lette in tempo reale dai potenziali partecipanti.
Su Facebook abbiamo inoltre a nostra disposizione anche i gruppi tematici [come per esempio Mountain Bike Facebook, nda] che possono esserci comodi per promuovere il nostro evento; i gruppi sono popolati di persone in target e attraverso di essi possiamo raccogliere diversi consensi e, soprattutto, interessare i potenziali partecipanti.

Anche aprire un topic su mtb forum potrebbe giocare a nostro favore.
Possiamo pensare di aprirlo nella sezione “meeting point” o in quella “Manutenzione dei sentieri, ambiente” o in un’altra sezione poco importa. I topic sono comunque molto indicizzati in quanto rivolti ad altri appassionati che condividono la nostra stessa passione [ovvero la mountain bike e la manutenzione dei sentieri per praticarla, nda] e magari provengono dalla nostra stessa area geografica.
Considerate che attraverso mtb forum io ho fondato un’associazione sportiva che in un mese scarso ha raccolto 35 associati (13 erano presenti all’assemblea costituente, e di loro ne conoscevo solo 2!).

Fatti furbo: se pubblichi un evento su Facebook per pubblicizzare la giornata di manutenzione dei sentieri che stai organizzando, tienilo “attivo” pubblicando aggiornamenti ed invitando le tue cerchie di amici a partecipare all’evento.

Partecipanti al corso TBS di Torino

Punto quarto: interessiamo la stampa locale

Lo so, non tutti hanno un carnet di indirizzi e-mail ai quali inviare delle informazioni di base (chi, che cosa, quando, dove, perché) sull’attività che stiamo andando ad organizzare, ma reperirli non è poi così difficile. Sia sui quotidiani che sui siti web di notizie e sulle riviste è riportato sempre un indirizzo e-mail redazionale al quale possiamo inviare il nostro materiale.

Iniziate a collezionarli per tempo, in maniera tale che al momento giusto li abbiate pronti.

Punto quinto: cerchiamo dei partner

Conosciamo il proprietario di un bar/ristorante/chiringuito che può aiutarci in qualche modo donando qualche birra/bibita o aiutandoci ad organizzare una grigliata in occasione del nostro evento? Interessiamolo chiedendogli una partnership in cambio di visibilità sui canali dove stiamo pubblicizzando il nostro evento.

Potremmo proporre al partner anche la realizzazione di t-shirt dell’evento (con il marchio della sua attività) a tiratura limitata da distribuire, per esempio, tra i primi quindici iscritti.

Chiedere è lecito, rispondere è cortesia; al massimo vi dirà di no e voi passerete al successivo. Ma state pur certi che se il vostro evento funzionerà, al prossimo giro sarà lui a cercarvi.

In entrambe i casi, comunque, avrete dell’ottimo materiale promozionale da poter “vendere” sui canali dove state pubblicizzando l’evento e attirare potenziali partecipanti.

Fatti furbo: volete stimolare ulteriormente le persone? Rendete il vostro evento a numero chiuso.

Fatti furbo 2: non fatevi mai dare soldi dai partner, ma materiale. Una volta epurata la sponsorizzazione delle tasse, vi ritrovereste in mano pressappoco la metà di quanto ricevuto. Inoltre, il vostro partner può sempre chiedere al suo fornitore uno sconto sul materiale che vi ha dato o chiedere uno sconto sull’ordine successivo.

Punto sesto: organizziamo una “raidata” in compagnia a fine giornata…

Inserire nel programma dell’evento una “raidata” di gruppo a fine giornata stimola i potenziali partecipanti ad iscriversi. Vuoi mettere la soddisfazione di percorrere il sentiero che si è appeno finito di manutenzionare con le proprie mani prima di tutti gli altri?

Punto settimo: organizziamo il nostro evento in occasione dei Take Care Of Your Trails Days di IMBA Europe

Insomma, i Take Care Of Your Trails Days di IMBA Europe sono un evento di caratura internazionale e iscrivendoci abbiamo un’ulteriore possibilità per promuovere il nostro evento, la nostra località, la nostra associazione sportiva o il nostro gruppo di amici… quale miglior occasione?


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